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Terceirização de impressão é alternativa para prefeituras

Não é apenas o setor privado que pode contar com serviços de impressão oferecidos por empresas especializadas. As administrações públicas também já podem ter acesso a esse tipo de atendimento. Segundo os fornecedores, as prefeituras passam a contar com impressão de qualidade, sem precisar investir em equipamentos ou arcar com custos referentes a manutenção e suprimentos. E é essa economia que atrai  quem recorre ao outsourcing [terceirização] de impressão.

Na Prefeitura Municipal de Sorocaba (SP), a impressão terceirizada já é realidade desde agosto de 2008. Segundo o diretor da Área de Informática da Secretaria de Governo e Planejamento, Umberto Nanini, a contratação desse serviço resulta em uma economia de R$ 25 mil por mês. De acordo com ele, a diminuição dos gastos era o objetivo da prefeitura ao contratar a  Tecnoset.  “Queríamos obter eficiência e redução de custos”, enfatiza.

O diretor afirma que todas as secretarias que funcionam no Paço Municipal em Sorocaba já contam com o serviço. “Nosso planejamento está sendo executado e atendendo 80% das secretarias. São impressas 400 mil folhas A4 por mês”, emenda. “Contamos com ilhas de impressão e equipamentos em setores que atendem ao público, por exemplo. A prefeitura contratou a empresa para disponibilizar, inclusive, os técnicos para manutenção”, informa, acrescentando que a administração optou por se encarregar apenas da compra de papel.

Nanini diz que o resultado esperado para o outsourcing da impressão está sendo alcançado. “Contratamos soluções que estão nos atendendo no que precisamos”, enfatiza. A proposta, agora, é executar uma segunda fase do projeto e ampliar a abrangência do serviço no município. “Desejamos instalar as impressoras nas unidades externas, como secretarias, escolas e centros de saúde. Nesse primeiro momento, aprendemos com o processo e temos mais experiência. Para 2009, queremos que o serviço atenda toda a nossa demanda”, destaca.

O argumento das empresas

Edissa Furlan, gerente de Marketing do grupo de Imagem e Impressão da HP, diz que o serviço de impressão terceirizado traz um ganho com soluções conjuntas para o setor público. “Acreditamos que, fazendo a integração com a rede de tecnologia da informação e adaptando os recursos mais recentes às suas necessidades, a infra-estrutura, o ambiente e os fluxos de trabalho da administração pública podem se tornar mais enxutos e mais eficientes”, considera.

Segundo Paulo Fodor, diretor Comercial da área de Governo da Tecnoset, o resultado imediato para quem opta pelo serviço é a qualidade da impressão e do aparato tecnológico. “A contratante tem maior disponibilidade do parque e ganho em performance ao instalar os equipamentos”, avalia, acrescentando que a redução dos custos aparece em um segundo momento do uso do serviço. “Haverá também a redução da quantidade de contratos para administrar. Além disso, diminuirá o número de licitações para a aquisição de equipamentos, suprimentos e contratos de manutenção”, emenda.

Pela avaliação de Vittorio Danesi, diretor presidente da Simpress, as prefeituras que apostam no outsourcing de impressão ganham muito em produtividade. E, dessa maneira, até a população é beneficiada. “As instituições que aderem a essa terceirização têm a possibilidade de redirecionar os colaboradores internos para as atividades foco da instituição, como atendimento aos cidadãos, andamento dos processos internos, entre outras. Além disso, os recursos do orçamento que anteriormente eram destinados à manutenção de equipamentos e impressão podem ser investidos em projetos públicos”, pondera.

O que se oferece

Para propor as soluções, as empresas afirmam que, primeiro, procuram entender o que a prefeitura busca. “A tecnologia, os suprimentos, a operacionalização do parque e a manutenção preventiva e corretiva são compatíveis com a necessidade dos clientes”, comenta o diretor da Tecnoset, acrescentando que, em geral, a empresa disponibiliza impressoras, multifuncionais, scanner e fax. “O gestor do contrato também conta com um sistema de bilhetagem para saber quais e quantos documentos foram impressos por usuário, departamento ou centro de custo”, acrescenta Fodor.

Danesi diz que a Simpress também analisa o perfil e as prioridades de cada administração para propor o serviço de impressão terceirizada. Além de equipamentos modernos e econômicos e sistemas de bilhetagem, a empresa coloca à disposição da contratante profissionais para suporte e manutenção.  “A área pública produz um grande volume de páginas impressas, e nossa expertise e nosso portfólio de soluções podem melhorar a qualidade do serviço, por meio do gerenciamento e controle de impressões, insumos e equipamentos. A proposta é garantir uma significativa redução nos custos de gabinetes, secretarias e demais órgãos públicos”, discorre.

O diretor da Tecnoset lembra que as despesas estão diretamente relacionadas aos recursos que a administração contratar. “Temos o custo fixo, que corresponde à disponibilização de toda a infra-estrutura necessária para a prestação do serviço, como equipamentos, servidores de impressão, equipe de suporte alocada e software de gestão. Além disso, há o custo variável, que é um valor definido que o cliente paga de acordo com o número de páginas impressas”, explana.

Data: 24 de novembro de 2008
Autor: Gabriela Bittencourt