GED promete mais eficiência no poder público
Eficiência é o que todo mundo quer ver no serviço público. E é isso − ou, pelo menos, ser uma ferramenta para tal − que promete o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que vem sendo adotado por municípios e estados para conferir organização e método à utilização e arquivamento de documentos, mas está mais disseminado no âmbito privado. Estimativas do Centro Nacional da Gestão da Informação (Cenadem), maior organização de incentivo à prática no País, apontam que o faturamento anual bruto das empresas de GED, Entreprise Content Management (ECM) e tecnologias correlatas é de R$ 1,5 bilhão.
Trata-se de uma tecnologia não só de digitalização e arquivamento puro e simples de documentos, como também abrange a própria readequação de processos e de estrutura organizacional das instituições, públicas ou privadas. “Os benefícios do GED são intangíveis, pois se relacionam com aumento de produtividade, eliminação de fraudes e burocracia, melhor atendimento ao cidadão, agilidade e modernidade”, avalia Antonio Paulo de Andrade e Silva, diretor do Cenadem, ao comentar sua aplicabilidade às administrações públicas.
“Eu diria que a tecnologia é um caminho certo para a modernização da administração pública, pois elimina papel, agiliza processos e confere transparência para o cidadão”, completa ele, indicando, em seguida: “Porém, os organismos públicos não são grandes usuários dessas tecnologias”.
Segundo pesquisa da instituição realizada neste ano, a atuação das empresas da área se dá mais expressivamente junto a bancos, área de finanças, seguros, previdência, fundos de pensão. Estes grupos são clientes de 54% das empresas de GED. Governos municipais e estaduais são clientes de 50% do total de empresas que fornecem produtos e serviços com a tecnologia. Logo atrás vem o setor de saúde: hospitais, clínicas, laboratórios e planos de saúde utilizam os serviços de 47% das empresas.
Alternativas para o setor público
Uma das fornecedoras de GED no setor público é a Informática de Municípios Associados (IMA), empresa municipal de tecnologia da informação de Campinas. José Ribamar Carvalho, gerente de contas da IMA, revela que as vantagens incluem melhor atendimento ao cidadão e às secretarias municipais. “Documentos não precisam mais ser pegos emprestados e ficam à disposição, online, de quem quiser. Tudo isso melhora a eficiência em processos internos e externos”, diz ele, a partir da experiência da própria prefeitura de Campinas, que instalou a solução IMAGed, produzida pela empresa.
As vantagens específicas dessa disponibilidade de documentos são: reduzir número de cópias (as pessoas não precisam tirar xerox de papéis e imprimem a hora que desejarem); a informação fica disponível de forma simultânea e descentralizada para todos os funcionários da administração pública; evitam-se fraude, extravio de documentos e deterioração decorrente da manipulação constante. Uma área muito beneficiada é a fiscalização, na qual fiscais são obrigados a retirar da prefeitura processos e informações oficiais. Com o GED, eles podem ter acesso de casa, via internet, através de login e senha.
“O GED ajuda a evitar duplicidade de documentos e aqueles com várias versões diferentes, assim como acaba com o fato de eles ficarem parados em um único lugar sem acesso por outras pessoas. Ou seja, a tecnologia ajuda a disseminação da informação para quem precisa, de forma normatizada”, diz Vinícius Tavares, da Melhor Doc, empresa baiana especializada em gestão de documentos. A empresa tem a solução E-doc e vem sendo escolhida como parceira local, no Nordeste, de empresas de GED de outras partes do País que precisam realizar ações na região.
Ele aponta ainda um outro benefício da tecnologia: prefeitos que têm de responder a processos no Tribunal de Contas do Município após sua gestão. “Como a informação fica disponível para todos da prefeitura, ele pode ir ao prédio e solicitar processos e dados, sem ficar refém do TCM”, diz.
A liberação de espaço físico das prefeituras também pode ser apontada como benefício. “Em Campinas, foram liberados 40 metros quadrados de uma área nobre do prédio da prefeitura com a adoção do GED”, recorda Carvalho, da IMA.
Em uma realidade em que muitas prefeituras Brasil afora sequer dispõem de computadores potentes, falar em GED pode parecer inadequado. Mas o diretor do Cenadem afirma que a metodologia pode ser implementada em etapas, para estruturas de diferentes portes. E que não necessariamente depende de tecnologia. “O que pode ser feito sem tecnologia é uma gestão documental adequada, que está diretamente relacionada ao estudo da documentação envolvida, sua necessidade de guarda, envolvendo questões legais e outros critérios de arquivologia”, diz. “Aliás, isso tudo deve vir antes da implantação de sistemas informatizados. O GED pressupõe o uso de tecnologia para tratar documentação, informação e conteúdo que já estejam contemplados com uma política de gestão documental”, explica Silva.
Algumas soluções de GED
IMAGed, da IMA − A solução, segundo José Ribamar Carvalho, gerente de contas da IMA, é muito maior que o software em si e inclui a consultoria da empresa, que entrega todos os códigos-fonte do software. Para ser implementada, inclui digitalização, indexação, armazenamento e disponibilização para visualização. De acordo com ele, o preço da IMA consegue ser menor que o de mercado, pois o software é montado em cima de uma plataforma de software livre, o que reduz o preço final da solução. Não é cobrada licença por usuário e pode ser usada tanto por prefeituras quanto por estados.
E-doc, da Melhor Doc − A solução pode ser usada em PCs com Windows ou Linux e em Machintosh. Não é cobrada licença por usuário, sendo apenas uma para a toda a prefeitura. A empresa que fornece a solução presta serviço de análise documental antes da implementação para sugerir um plano de trabalho, in loco ou externo. "A partir do segundo mês, é possível acessar via web parte das informações já trabalhadas. A solução é totalmente passada para a prefeitura, que pode digitalizar seus documentos de forma autônoma.
Outras empresas e soluções de GED podem ser consultadas no banco de cases do site do Cenadem. |
Data: 19 de setembro de 2008
Autor: Maria Eduarda Mattar
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